Unified Communications: tanti canali, un unico ambiente

Le soluzioni di comunicazione unificata ci permettono di migliorare il lavoro del nostro team e i rapporti con l’esterno, risparmiando tempo e ottimizzando il servizio

Un unico numero di telefono in ogni parte del mondo, la possibilità di non perdere neppure una chiamata grazie a un assistente digitale, avere un’idea e condividerla immediatamente con tutto il team. Tre quadri semplici di come la nostra vita lavorativa potrebbe cambiare in meglio, facendoci risparmiare tempo e denaro. Tre prospettive che ci portano in un unico luogo anche se virtuale, un ambiente capace di unificare tutti i nostri canali di comunicazione.  

Le Unified Communications o Comunicazioni Unificate, rappresentano infatti una soluzione all’avanguardia che consente di integrare e ottimizzare una vasta gamma di servizi come la posta elettronica, la messaggistica istantanea, la telefonia e la videoconferenza in un’unica piattaforma, consentendo un flusso di informazioni più rapido, una maggiore collaborazione e una migliore gestione delle risorse.

Cosa si intende per Sistema di Comunicazione Unificata

Non esiste una definizione unica così come non è possibile individuare un pacchetto prefabbricato di servizi.  Tutto dipende dai canali di comunicazione impiegati solitamente, dagli obiettivi e dalle problematiche espressi dal cliente, dall’ambiente digitale in cui si trova ad operare.

Partiamo dagli strumenti che utilizziamo maggiormente: posta elettronica, chat tra i membri del team, telefonia, videoconferenza e videochiamata, condivisione documenti con accesso sicuro, agenda e calendario per la pianificazioni delle attività del team. Un sistema di Unified Communications ben progettato consentirà a tutti i collaboratori di comunicare senza soluzione di continuità, indipendentemente dal canale, grazie a una piattaforma centralizzata, che potrà essere accessibile da dispositivi mobili, computer e dispositivi di comunicazione aziendale. 

L’esempio più diretto e noto è quello della piattaforma Teams di Microsoft, che rappresenta un’ottima soluzione standard da personalizzare e, se necessario, integrare, ad esempio, con la telefonia.  Qui entriamo in gioco noi. 

STL Connext: le comunicazione unificate ma personalizzate

Il nostro lavoro, in questo ambito più che in altri, deve essere costruito a misura del cliente. Il primo passo infatti consiste nell’analisi delle soluzioni già adottate dal cliente che non devono essere stravolte ma ottimizzate e integrate. Tornando all’esempio di Teams usato nella maggior parte delle aziende, possiamo intervenire integrandolo con una serie di programmi indipendenti da Office per favorire l’interoperatività con il servizio di telefonia. Possiamo, ad esempio, integrare Teams con il centralino aziendale per sfruttare le potenzialità delle chiamate  VoIP: questo ci consentirà di trattare tutte le chiamate in uscita, da qualunque dispositivo, come un interno aziendale a cui saremo rintracciabili anche se siamo in mobilità (il servizio si chiama One Number proprio per sottolineare la rintracciabilità attraverso un unico numero). L’impiego delle Unified Communications nella telefonia ci permette anche una maggiore flessibilità con le chiamate in entrata: se impegnati, possiamo scegliere di convogliarle al nostro assistente, a una casella vocale oppure, attraverso opportuni automatismi, chiedere di essere richiamati e ricevere contestualmente una notifica via mail o tramite Whatsapp. La nostra casella VoIP può anche essere gestita attraverso regole preimpostate, sulla base ad esempio dell’agenda che sospenderà la nostra reperibilità in occasione di riunioni e appuntamenti importanti. L’utilità è evidente: non perdere nessuna chiamata e, di conseguenza, nessuna opportunità senza per forza essere sempre raggiungibili.   

Personalizzazione per l’impresa ma anche per il singolo operatore: le Unified Communications devono mostrare la massima flessibilità anche nei confronti del singolo collaboratore che può scegliere in autonomia come gestire le proprie comunicazioni, senza stravolgere le proprie abitudini. Un esempio concreto, in questa direzione, ci è offerto dal progetto realizzato per GEWISS, realtà da oltre milleseicento dipendenti che ha scelto il sistema di Comunicazioni Unificate targate STL Connext per favorire lo smart working e il lavoro da remoto. Leggi qui  https://stlconnext.it/wp-content/uploads/2022/11/Case-History-GEWISS-Spa-1.pdf il caso studio. 

Il collaboratore che ancora non conosci: l’AI 

Presente e futuro si incontrano nel mondo delle ICT e nella nostra proposta di Unified Communications grazie all’utilizzo dell’Intelligenza artificiale applicata, per esempio, ai chatbot così da creare un operatore virtuale che può rispondere non solo al telefono ma anche con la messaggistica istantanea. Può essere utile nel customer service ad esempio orientando le richieste di un cliente al corretto ufficio di competenza ma può anche diventare strategico nell’organizzazione del lavoro quotidiano sollecitando materiali e risposte. Una soluzione che può essere impiegata nel servizio clienti di una grande azienda o dal singolo professionista che mensilmente deve sollecitare la documentazione agli assistiti in prossimità delle scadenze. 

Ancora una volta flessibilità e personalizzazione, per centrare tutti lo stesso obiettivo: più tempo ed energie per il proprio business.