Unified Communication dalla A alla Z  

Scopri il mondo delle Unified Communication con il nostro piccolo glossario: dalle videoconferenze alla sicurezza, tutto quello che devi sapere per comprendere questo hub di servizi. 

Nell’era del lavoro ibrido e in mobilità, avere strumenti smart e integrati sui diversi dispositivi è una necessità sempre più diffusa. Ecco come le Unified Communication o Comunicazioni Unificate (UC) sono diventate sempre più funzionali all’ottimizzazione del lavoro aziendale (leggi a questo link l’articolo dedicato). Questo glossario nasce proprio per fare chiarezza sui termini chiave di questo mondo, in continua evoluzione.  

Lessico quotidiano: le basi delle Unified Communication

niziamo con i concetti fondamentali che definiscono il mondo delle Comunicazioni Unificate, utili a comprenderne l’architettura e gli scopi principali. 

API (Application Programming Interface): immaginate le API come dei “traduttori” che permettono a diverse applicazioni di “parlare” tra loro. Nel contesto delle UC, le API consentono l’integrazione con altri software aziendali, come CRM o sistemi di gestione dei progetti, creando un ecosistema di lavoro più fluido. 

BYOD (Bring Your Own Device): spesso, soprattutto nelle realtà piccole, ognuno lavora con il proprio dispositivo (smartphone, tablet, PC) condiviso anche in famiglia. Il BYOD, supportato dalle UC, permette di accedere alle comunicazioni aziendali in modo sicuro e controllato, anche da dispositivi personali. 

Convergenza: il termine che indica l’unione di reti e servizi di comunicazione precedentemente separati (voce, dati, video) in un’unica infrastruttura. 

Cloud UC: si tratta della soluzione UC ospitata “in cloud” (su server remoti). Offre vantaggi come scalabilità (si adatta alle esigenze dell’azienda), costi più contenuti (nessun investimento in infrastrutture) e maggiore flessibilità. STL Connext ha una divisione specializzata proprio nelle soluzioni Cloud UC, per avere un prodotto adattabile alle diverse esigenze. 

On-Premise UC: La soluzione UC installata e gestita direttamente all’interno dell’azienda, sul proprio server. Richiede un investimento iniziale maggiore e un monitoraggio costante dell’infrastruttura. Più adatto per aziende di grandi dimensioni che possiedono al loro interno un reparto IT.  

Funzionalità di comunicazione: gli strumenti sempre in tasca 

Le modalità di comunicazione integrate nelle piattaforme Unified Communication sono già molte e vengono via via integrate con il progredire delle tecnologie a disposizione. L’obiettivo però è sempre uno: permettere una collaborazione efficace e immediata. 

Messaggistica Istantanea (IM): la classica “chat” aziendale, per scambiarsi messaggi rapidi e informali. Spesso integrata con funzionalità di presenza e condivisione file. 

Presenza: una funzionalità che indica lo stato di disponibilità di un utente (online, offline, occupato, in riunione). Utile per evitare di disturbare i colleghi e ottimizzare la comunicazione. 

Videoconferenza: le riunioni “faccia a faccia” virtuali, essenziali per la collaborazione a distanza. Le UC offrono soluzioni di videoconferenza integrate, con funzionalità come condivisione dello schermo, registrazione e chat. 

VoIP (Voice over Internet Protocol): la tecnologia che permette di effettuare chiamate vocali tramite internet, con notevoli vantaggi in termini di costi e flessibilità. Possono anche essere gestite attraverso un centralino virtuale e in base alla nostra agenda. 

Web Conferencing: simile alla videoconferenza, ma con un focus maggiore sulla condivisione di contenuti (presentazioni, documenti, ecc.). Ideale per webinar e meeting online. 

Unified Messaging (UM): l’integrazione di diversi tipi di messaggi (email, voicemail) in un’unica casella di posta, per una gestione più efficiente delle comunicazioni. 

Termini tecnici: dietro le quinte delle Unified Communication

Le Unified Communication sono il frutto di tecnologie diverse messe a sistema. La personalizzazione e la flessibilità dell’offerta sono proprio il frutto di un progresso degli strumenti tecnici a disposizione. Vediamo i principali 

PBX (Private Branch Exchange): si tratta del “centralino” telefonico aziendale. Le soluzioni UC moderne offrono PBX virtuali, con funzionalità avanzate come instradamento intelligente delle chiamate e code d’attesa. Ne abbiamo parlato qui.  

QoS (Quality of Service): un insieme di tecniche che mirano a garantire la qualità delle comunicazioni, soprattutto per voce e video, dove la latenza e la perdita di pacchetti possono compromettere l’esperienza. 

SIP (Session Initiation Protocol): il “protocollo” che sta alla base delle comunicazioni VoIP e di molte altre funzionalità UC. Gestisce l’avvio, la gestione e la terminazione delle sessioni di comunicazione multimediale.

Sicurezza e gestione: l’importanza di monitorare le porte

La sicurezza è un aspetto cruciale nell’ambito del lavoro in mobilità, soprattutto quando si utilizzano mezzi propri o in uso a tutta la famiglia. Ecco alcuni dei termini più usati per i meccanismi che proteggono le comunicazioni aziendali. 

Crittografia: un metodo di “codifica” delle informazioni che le rende illeggibili a chi non è autorizzato. La VPN (acronimo di Virtual Private Network) è una rete virtuale privata che crea un tunnel crittografato tra i dispositivi degli utenti e la rete aziendale. Scopri di più a questo link. 

Identity and Access Management (IAM): racchiude un insieme di processi, tecnologie e politiche che consentono di gestire le identità digitali (utenti, applicazioni, dispositivi) e di controllare i loro accessi alle risorse aziendali (dati, sistemi, applicazioni). A questo link il nostro approfondimento 

C’è poi una voce a sé che sta già rivoluzionando il mondo delle Unified Communication: l’Intelligenza Artificiale (IA). Soprattutto per quanto riguarda l’automazione intelligente dei flussi di lavoro, la personalizzazione dell’esperienza e l’analisi dei dati il suo apporto è dirimente. Lo abbiamo approfondito qui.

L’IA però marca la differenza anche nel centralino e nella sua capacità di indirizzare le comunicazioni come un vero e proprio Assistente Virtuale. Noi gli abbiamo dato anche un nome: ERMESAI. Scopri qui tutto quello che può fare.